Apa itu PR Associate? Mereka adalah para profesional dalam bidang relasi publik atau public relations. Tugasnya membangun citra dan mengatur komunikasi perusahaan/bisnis/brand terhadap pihak eksternal. PR Associate berada di posisi bawah manajer tapi di atasnya asisten dan intern.
Keberadaan mereka bisa berpengaruh ke reputasi brand di mata publik. Pembahasan kali ini akan menjelaskan lebih mendalam pengertian Public Relations Associate tersebut, skill utama, serta jenjang kariernya.
Sebenarnya, apa itu PR Associate? Anggap saja mereka eksekutor untuk rencana kampanye atau proyek komunikasi. Manager akan membuat strateginya sementara Public Relations Associate yang memastikan kelancaran strategi tersebut.
Mereka perlu mengurus pers, menghubungi jurnalis dan mendalami sentimen masyarakat. Posisi ini biasa ada pada:
Public relations sebenarnya termasuk fungsi dari manajemen perusahaan/bisnis. Tujuannya untuk menjaga agar hubungan antar brand dengan publik tetap positif atau saling mendukung. Keberadaan PR Associate menjembatani pesan publik (audiens/klien) ke brand melalui jalur yang efektif.
Ketiga istilah ini sering disamakan meski punya cakupan kerja berbeda. Definisi untuk ketiga posisi ini bisa berbeda sedikit antar perusahaan terutama jika skalanya berbeda. Tak ada struktur pasti yang bisa diterapkan kepada tiga posisi tersebut antar perusahaan
Maksudnya adalah ada kalanya tugas PR Assistant hanya fokus ke administratif saja, tapi di perusahaan lain, tugasnya bisa lebih beragam. Sama halnya dengan PR Associate yang bisa berbeda cakupan tanggung jawab. Levelnya bisa berada di awal-pertengahan karier tapi bisa juga punya tugas lebih banyak sehingga berada di posisi tinggi dalam perusahaan.
Sedangkan PR Coordinator tidak bisa mutlak juga posisinya. Ada perusahaan yang menempatkan mereka untuk proyek/program khusus dan ada juga yang lebih ke koordinasi umum untuk perusahaan. Membandingkan ketiga jabatan tersebut perlu memperhatikan jenis proyek, struktur organisasi, kompetensi dan cakupan tugas/tanggung jawab.
Kejujuran sangat penting dalam memperjelas perbedaan tanggung jawab untuk ketiga posisi tersebut karena berdampak pada kredibilitas organisasi. Dalam agensi PR profesional, PR Associate memiliki posisi vital yang “peka” dan mendalami relasi media maupun jurnalistik; bukan sekadar konsultan pemula.
Keberadaan PR Associate begitu esensial untuk menjaga reputasi brand. Untuk mencapai itu, ada tugas-tugas kompleks dan dinamis yang perlu mereka lakukan, termasuk:
Press release harus ditulis sesuai standar jurnalistik profesional. PR Associate akan membuat daftar apa saja yang perlu disampaikan (talking points) saat klien harus menghadapi publik. Daftar ini berisikan fokus poin strategis agar pesan esensial bisa tersampaikan secara efektif.
Agar dokumen-dokumen yang disusun PR Associate relevan dan kuat, mereka perlu membaca konten media terbaru. Lacak apa saja perkembangan terbaru terkait klien termasuk pesaing; untuk menyempurnakan strategi. Pahami tren apa yang sedang naik ke publik atau sering diperbincangkan seputar industri terkait.
Lebih dari sekadar bookmark konten, PR Associate perlu menganalisis sentimen publik; apakah positif atau sebaliknya. Hasil analisis disertakan pada daily report lalu disampaikan ke klien.
Apa itu media list? Inilah daftar kontak media/jurnalis yang terkait dengan klien. Media list bisa mencakup tipe platform, nama jurnalis, nama editor, kategori topik dan alamat email. Dokumen ini perlu terus diperbarui, kenapa?
Jurnalis tertentu bisa saja pindah kerja dan ada kemungkinan ada jurnalis spesifik yang lebih cocok dihubungi. Untuk jurnalis/editor yang sudah ada, PR Associate akan menjaga hubungan personal dengan mereka. Dari pertemuan formal untuk diskusi profesional hingga yang lebih santai seperti ke coffee shop bareng tapi tetap punya makna meski secara halus.
PR Associate melakukan pitching ke jurnalis terkait pemuatan konten di media. Bisa melalui WhatsApp, panggilan langsung atau pesan email. Mereka menyampaikan angle yang faktual dan menarik terkait klien agar diliput oleh redaksi terkait. Rilisan klien ini harus sesuai dengan visi-misi internal dan standar publikasi media.
Peran PR Associate begitu besar terhadap event seperti konferensi pers. Mereka perlu menyampaikan undangan ke yang bersangkutan dan memastikan kehadiran melalui follow-up RSVP.
Public relations associate juga membagi-bagikan bahan rilis pers seperti goodie bag atau materi lainnya. Sebagai pihak perwakilan terhadap jurnalis, PR Associate juga bertugas menyambut jurnalis yang datang dan menyampaikan briefing awal jika diperlukan.
PR Associate perlu menyusun dokumen terstruktur mengenai liputan media untuk menunjukkan lebih jelas apa yang dibahas. Laporan ini bisa memperjelas seberapa bagus eksposur dan dampaknya.
Laporan coverage PR Associate menyinggung efektivitas penyampaian pesan, relevansi dengan audiens dan tone dari liputannya, mendukung atau negatif. Antar organisasi atau perusahaan bisa punya standar berbeda untuk laporan ini. Jadi, format atau isi dalam laporan PR tidak selalu sama termasuk juga soal siapa saja yang perlu mengakses laporan tersebut.
Ingin menjadi seorang PR Associate? Anda perlu menguasai beberapa hard skill dan soft skill. Berikut rinciannya:
Penulisan berstandar jurnalistik, tanpa kesalahan tidak sengaja (typo) dan memakai skema piramida terbalik. Mendalami tata penulisan profesional untuk broadcast dan media digital.
Memahami sistem kerja dapur redaksi; bagaimana cara kerja umum dan deadline mereka. Mendalami pendekatan terbaik ke media yang etis dan efektif.
Menguasai tools untuk social listening, analisis media, analisis sentimen atau pemantauan berita. Seperti tools Sonar, Google Alerts, Netray, Kazee, Indonesia Indicator, NoLimit dan Netray.
Menganalisis reach, performa Ads (jika ada) dan public relations value.
Hard skill esensial lain terutama untuk agensi yang memiliki cakupan klien hingga luar negeri. Konteks-konteks lokal sering kali berbeda dengan case di negara lain. PR Associate perlu menyampaikan konteks tersebut dalam sajian profesional berbahasa Inggris untuk klien.
Sebagai bagian dari negosiator yang menjembatani publik dengan brand, PR Associate harus punya skill komunikasi memadai. Mereka perlu percaya diri saat berdiskusi dengan klien besar, direktur atau jurnalis dari media besar.
Dalam satu waktu, bisa ada beberapa klien yang harus diurus. Penting untuk memahami tingkat urgensi untuk proyek/isu/krisis berbeda; mana yang harus sekarang juga ditangani dan mana yang bisa diurus keesokan harinya.
PR Associate perlu menjaga mental mereka dan tetap berpikir jernih meski ada deadline ketat. Mereka tidak boleh mudah panik dan dituntut bekerja secara fleksibel agar cepat beradaptasi dengan tantangan baru.
Itulah kemampuan yang perlu Anda kuasai jika ingin menjadi PR Associate. Lalu, apa syarat pendidikan untuk posisi tersebut? Umumnya, Sarjana dari Jurusan Jurnalistik, PR dan Ilmu Komunikasi menjadi prioritas.
Meski begitu, bukan berarti mutlak karena jurusan lain yang masih ada relevansi ilmu seperti Sastra Inggris, Manajemen Bisnis, Ilmu Politik dan HI juga dipertimbangkan. Hal yang tidak kalah penting adalah bagaimana mereka memperjelas hard skill dan soft skill di atas saat interview.
PR Associate bisa bekerja antara secara in-house atau di suatu agency public relations. Lalu, mana yang terbaik antara bekerja di PR Agency atau in-house. Tidak dapat secara mutlak disimpulkan mana yang terbaik antara keduanya.
Berikut beberapa hal yang perlu diketahui di awal untuk membandingkan bekerja dalam lingkungan in-house dan agensi:
Dalam rentang waktu yang sama, misal seminggu, bisa ada beberapa klien dengan latar belakang proyek berbeda. Butuh wawasan meluas untuk memahami isu atau case berbeda. Misalnya proyek datang sekaligus dalam bidang startup, perbankan dan FMCG.
Transisi antar case sering kali melelahkan karena butuh effort untuk terbiasa masuk ke dalam dunia tersebut. Jika tidak cukup familiar, kita susah mendalami detail industri yang dibutuhkan oleh klien.
Pada sisi lain, bekerja secara in-house punya fokus lebih spesifik untuk kategori, brand atau industri tertentu. Anda memahami jelas dan secara detail visi perusahaan, seluruh produk/layanan dan relasi dengan media.
Sayangnya, in-house bisa menghambat pengembangan kreativitas dalam bidang PR ini karena lebih stagnan. Baik itu secara in-house maupun di agensi, punya kelebihan masing-masing. In-house membuat Anda bisa mendalami organisasi terkait sementara variasi pengalaman saat bekerja di agensi lebih banyak.
Bekerja dalam sebuah agensi cenderung dinamis karena menyesuaikan apa yang dibutuhkan klien saat itu. Terkadang banyak pitching harus dilakukan dalam waktu yang sama dan deadline bisa makin menantang pace Anda. Anda perlu menyelaraskan cara kerja pribadi dengan tuntutan klien.
Sementara ritme bekerja secara in-house lebih terstruktur sesuai jam operasional yang ditentukan. Meski begitu, ada kalanya menjadi dinamis saat ada krisis atau urgensi tertentu. Tanggung jawab terhadap krisis ditanggung sendiri tanpa “lapisan-lapisan” yang bisa meredakannya.
Berbeda dengan bekerja bersama agensi, ada kalanya lebih “aman” dalam mengantisipasi dampak krisis. Tantangan lain adalah kurang efisiennya birokrasi karena persetujuan bisa saja lebih banyak diurus dari pada cara kerja agensi PR. Meski begitu, ritme kerja tidak semata-mata bisa ditentukan dari hanya memilih bekerja di in-house atau agency.
Agensi sangat cocok menjadi tempat fresh graduate berkembang karena kurva belajar yang cenderung intens. Di tahun-tahun awal, Anda akan memahami bagaimana PR bekerja dengan press release, pemantauan media, pitching dan reporting. Meski begitu, pembelajaran lebih ke taktis saja, Anda mungkin kurang memahami dampak dari yang dikerjakan terhadap departemen lain.
Sementara kurva belajar in-house tidak seintens agensi PR. Anda akan belajar secara holistik di in-house; bagaimana dari PR ini bisa berdampak pada departemen lain seperti legal, HR dan pemasaran. Tantangannya adalah kurang pengembangan diri secara taktis dan jaringan media yang terbatas.
Jika Anda adalah fresh graduate atau belum bekerja di agensi sebelumnya, bekalnya tidak cukup kuat untuk industri PR. Baik itu dari agency atau in-house, pengalaman yang didapat bisa dimanfaatkan untuk mengembangkan karier ke depannya.
Di agency, Anda bisa mendapatkan eksposur lebih luas. Mulai dari public affairs, financial public relation hingga penanganan krisis reputasi. Berbeda dengan in-house yang cenderung terpaku pada visi startup atau perusahaan publik terkait itu sendiri. Meski eksposur menjadi lebih terbatas dibandingkan dengan di agency, tergantung dari bagaimana cara kerja agency tersebut. Hal yang perlu diingat adalah eksposur dari tiap posisi bisa berbeda-beda apa lagi jika sistem penentuan tanggung jawab antar organisasi sangat berbeda.
Beda organisasi/perusahaan, bisa berbeda juga jenjang karier untuk PR Associate. Secara umum, alur perkembangan karier Associate memang bisa vertikal, tapi bisa lateral juga jika organisasi sedang membutuhkan posisi tertentu untuk menangani komunikasi. Misalnya seperti lebih fokus khusus ke strategi konten, relasi media, komunikasi pemasaran atau bidang lain yang khusus bersinggungan dengan komunikasi perusahaan.
Meski begitu, kebutuhan akan posisi tersebut tidak selalu sama antar perusahaan. Jika secara lateral, Junior Associate bisa berkembang ke Manager dan Senior, tapi bukan paten menjadi standar untuk semua perusahaan.
Untuk urutan naik posisi dan nama/istilah jabatan juga bisa saja berbeda antar perusahaan. Begitu juga dengan cepat atau tidaknya Anda bisa mengembangkan karier Associate ini, bisa berbeda-beda.
Jika ingin masuk ke agensi PR terkemuka, Anda harus tahu langkah-langkah yang efektif untuk memulai karier PR Associate. Akan disayangkan jika Anda sudah belajar dan mencari pengalaman tetapi tidak relevan dengan saran profesional. Mulai dari menyiapkan portofolio yang andal hingga CV yang menjanjikan, pahami tips terbaik dalam mencari bekal untuk karier PR Associate.
Portofolio bisa memperjelas seberapa layak Anda dipilih oleh agensi atau perusahaan. Anda bisa coba buat sendiri draft press release dari suatu case tertentu. Ambil brand yang lebih familiar dengan Anda atau industri yang Anda kuasai.
Manfaatkan fitur-fitur di LinkedIn dalam membangun portofolio. Coba berkreasi dengan artikel publikasi yang profesional dan analitik terkait reputasi brand misal. Tidak harus selalu upload di LinkedIn, asalkan HR bisa mudah mengaksesnya, bukan masalah.
Anda bisa bangun blog pribadi misal dengan kesan profesional. Upload tulisan Anda di sana untuk menunjukkan bahwa Anda menguasai dunia jurnalistik setidaknya dari tata penulisan yang penting bagi PR Associate.
Pengalaman magang bisa didapatkan dari program kuliah. Saat masih kuliah maupun sudah lulus, carilah kerja freelance atau ikut program internship seputar bidang Public Relation atau yang masih relevan.
Dari sudut pandang agensi, mereka lebih mengutamakan mereka yang sudah punya pengalaman sehingga bisa lebih terlihat kinerjanya. Meski hanya magang, jangan sepelekan karena justru itu yang menjadi bekal berharga untuk menjadi seorang Associate.
Media relation adalah salah satu pemahaman esensial untuk PR Associate. Antar negara bisa berbeda-beda, lanskap media di Indonesia bisa saja berbeda dengan negara-negara lainnya. Anda bisa mengecek portal media paling populer untuk menjadi acuan seperti Kompas, Detik, CNN Indonesia dan Tempo.
Pelajari bagaimana alur penulisan di sana lalu bandingkan dengan tulisan di situs-situs populer non-news. Mengapa disarankan banyak-banyak baca portal berita tersebut? Pada saat Anda wawancara nanti, salah satu pertanyaan umum adalah apakah Anda sering membaca berita dan sumber berita tersebut.
CV harus dioptimasi agar relevan dengan target PR Associate dan memperjelas kekuatan Anda dalam bidang ini. Sekarang, Anda siapkan catatan pengalaman proyek/magang Anda terkait terutama yang terkait PR. Pengalaman Anda selama magang ini yang bisa menjadi pendukung kuat agar Anda lolos seleksi.
Tidak perlu ragu untuk menuliskan pengalaman freelance Anda misalnya saat menjadi kreator di platform berita tertentu. Sampaikan dengan kata-kata seperti “Mempublikasikan liputan/ artikel media secara rutin selama 1 bulan”. Contoh lain, “Mendistribusikan 4 press release per bulan saat magang”.
Di mana Anda akan mencari lowongan? Pastikan itu dari platform yang kredibel dan dapat mempermudah Anda menyeleksi lowongan. Salah satu platform kredibel untuk pencarian kerja adalah LinkedIn.
Data-data seputar Anda baik itu dokumen diri, sertifikat, portofolio dan foto-foto bisa Anda taruh semuanya di platform tersebut. Pada saat menaruh aplikasi lamaran kerja, data-data tersebut bisa disematkan dengan mudah.
Jika ada platform lain, bisa coba sebarkan juga lamaran Anda. Jangan lupa untuk menghindari tawaran mencurigakan, seperti mengajak kita membayar biaya transportasi atau semacamnya. Anda bisa juga cari komunitas di media sosial, gabung ke sana untuk mendapatkan update seputar informasi lowongan resmi.
*Tips Jitu: Di agensi PR profesional, kandidat yang sudah riset menyeluruh seputar posisi mereka dan agensi yang dituju, sangat dihargai. Kami menyarankan untuk mempelajari terlebih dahulu isu-isu terbaru dalam industri komunikasi. Cari tahu juga klien-klien yang ditangani oleh agensi PR yang Anda lamar.
Apakah PR Associate sama dengan PR Assistant?
PR Assistant mengurus pendataan, dokumen dan hal-hal administratif lainnya. Berbeda dengan PR Associate yang bertugas mengeksekusi press release, menganalisis sentimen, membuat report dan menghubungi media.
Apakah harus lulusan Ilmu Komunikasi?
Lulusan Komunikasi lebih sering dipertimbangkan mengingat bekal dari public relation itu seputar keterampilan komunikasi, etika komunikasi dan dasar-dasar jurnalistik. Tapi, itu tidak mutlak; jurusan lain bisa dipertimbangkan terutama yang masih berkaitan dengan skill-skill yang dibutuhkan seorang PR Associate.
Berapa lama sampai naik jadi PR Manager?
Butuh sekitar 3-5 tahun dari PR Assistant - PR Associate - PR Associate Senior untuk bisa naik posisi ke PR Manager. Tergantung dari Anda bekerja in-house atau di agency, pengembangan karier di agency lebih cepat karena ritme kerja lebih dinamis.
Apa bedanya kerja di agency PR dan in-house?
Di agency, Anda akan menemukan klien lebih beragam secara bersamaan; ini membuat kurva belajar dan pengalaman Anda lebih optimal. Sementara, jika secara in-house, yang ditingkatkan lebih ke membangun reputasi dan mengelola komunikasi untuk satu brand/bisnis/perusahaan saja.
5 Elemen Kunci Mengelola Krisis : Siapkah Anda Menghadapi Krisis dengan Komunikasi Tepat?
READ MOREMendorong Perubahan: Kendaraan Listrik Sebagai Simbol Gaya Hidup Berkelanjutan di Indonesia
READ MORENavigating Indonesia's Business Landscape: The Vital Role of Public Affairs Professionals
READ MORE